Active Sourcing für Verwaltung bei Sana

Mit Herz und Organisationstalent

Verwaltungsstellen spielen in einem Konzern wie Sana eine zentrale Rolle. Ohne funktionierende Buchhaltung, Controlling, HR und administrative Strukturen würde kein Klinikbetrieb reibungslos laufen. Umso wichtiger ist es, die richtigen Talente für diese Positionen zu gewinnen. Alina Schwanke, Active Sourcerin im Sana Recruiting-Team, weiß genau, worauf es dabei ankommt.

„Besonders häufig sourcen wir für Positionen im Controlling, in der Buchhaltung und im Personalbereich“, erklärt Alina. „Gerade in diesen Bereichen braucht es Menschen mit Organisationstalent, Zahlenverständnis und einem Blick fürs Ganze.“

Neben fachlicher Qualifikation spielt auch Branchenerfahrung eine große Rolle. „Kandidatinnen und Kandidaten mit Erfahrung im Konzernumfeld und idealerweise im Krankenhausbereich sind bei uns besonders gefragt“, sagt sie.

Die richtigen Plattformen und eine authentische Ansprache

Für die Suche nach Verwaltungstalenten nutzt Sana vor allem LinkedIn und Xing. „Gerade Buchhalterinnen und Buchhalter findet man häufig auf Xing“, erzählt Alina. „LinkedIn ist für viele andere administrativen Positionen sehr wertvoll. Hier können wir gezielt nach Profilen suchen, die gut zu unseren Anforderungen passen.“

Entscheidend ist jedoch die Art der Ansprache. „Ich lege großen Wert darauf, authentisch, klar und persönlich zu schreiben“, betont Alina. „Wenn es passende Benefits oder Entwicklungsperspektiven gibt, spreche ich die konkret an – das weckt oft sofort Interesse.“

Kandidaten (m/w/d) reagieren dabei meist sehr positiv. „Die meisten freuen sich über die Ansprache. Vor allem, wenn sie ohnehin angegeben haben, offen für Jobangebote zu sein, fühlen sie sich oft geehrt, dass wir auf sie aufmerksam geworden sind.“

Sourcing in der Verwaltung vs. Medizin

Der Recruiting-Prozess für Verwaltungspersonal unterscheidet sich deutlich von dem im medizinischen Bereich. „Im administrativen Sourcing ist der Markt insgesamt breiter und standardisierter“, erklärt Alina. „Es gibt mehr potenzielle Kandidaten und weniger gesetzliche Hürden. Im ärztlichen Bereich hingegen ist alles deutlich komplexer: Die Fachkräfte sind hochspezialisiert, schwer zu finden und oft nicht wechselbereit. Auch die Prozesse dauern dort in der Regel deutlich länger.“

Diese Unterschiede erfordern unterschiedliche Strategien. Während bei Medizinern Seriosität, Diskretion und ein langer Beziehungsaufbau im Vordergrund stehen, geht es in der Verwaltung oft um eine schnelle, direkte und persönliche Ansprache.

Entwicklungsmöglichkeiten als Türöffner

Ein wichtiger Aspekt in der Kommunikation mit Verwaltungstalenten sind die Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten. „Für viele ist das sogar der Hauptgrund, warum sie wechseln möchten“, sagt Alina. „Oft können sie sich im aktuellen Unternehmen nicht weiterentwickeln. Wenn wir hier konkrete Perspektiven aufzeigen können, gewinnen wir schnell Aufmerksamkeit.“

Enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die enge Abstimmung mit den Fachbereichen. „Der Prozess beginnt mit einem ausführlichen Stellenbriefing“, erklärt Alina. „Die Kolleginnen und Kollegen aus Controlling, Personal oder Verwaltung geben uns die wichtigsten Anforderungen und Eckdaten, nach denen wir suchen sollen.“

Im weiteren Verlauf bleiben beide Seiten kontinuierlich im Austausch. „Wir leiten passende Profile an die Hiring Manager weiter, holen Feedback ein und passen unsere Suche bei Bedarf an. Reibungslose Kommunikation ist hier das A und O.“

Emotionale Erfolgsmomente im Sourcing

Besonders schön sind die Momente, in denen die eigene Arbeit spürbare Wirkung zeigt. „Ich erinnere mich an einen Kandidaten, der sich direkt nach der Zusage bei mir gemeldet und sich herzlich bedankt hat“, erzählt Alina mit einem Lächeln. „Er war überglücklich, die Stelle bekommen zu haben, und meinte, ohne meine Ansprache wäre er nie auf Sana aufmerksam geworden. Solche Momente berühren mich sehr.“

Warum Active Sourcing auch für Verwaltung wichtig ist

Active Sourcing ist nicht nur für ärztliche oder IT-Stellen relevant. „Verwaltungspositionen sind essenziell für den reibungslosen Ablauf innerhalb des Unternehmens“, betont Alina. „Ob Terminplanung, Abrechnung, Kommunikation oder Dokumentation – hier werden die Grundlagen für funktionierende Abläufe geschaffen.“

Auch in der Verwaltung kann es zu Fachkräftemangel kommen. Qualifizierte, engagierte Mitarbeitende tragen entscheidend zur Effizienz und Servicequalität bei. „Wenn wir aktiv sourcen, sichern wir nicht nur Fachkräfte, sondern auch stabile interne Prozesse“, sagt sie.